В 2022 году за границу уезжали целые команды российских специалистов, и у компаний появилась необходимость выстраивать работу с сотрудниками, которые живут в других странах. У таких отношений есть особенности — нужно разобраться, как изменить договор, платить зарплату и обмениваться документами. Ответы на все вопросы — в нашей статье.
Можно ли сохранить трудовой договор
На этот счёт есть два мнения.
👉 Трудовой договор нужно расторгнуть. Это позиция Минтруда и Федеральной службы по труду и занятости (Роструд). Ведомства считают, что ТК не разрешает заключать трудовой договор с человеком, который находится в другой стране.
Минтруд обосновывает своё мнение так:
- по ст. 13 ТК РФ кодекс действует только на территории России;
- когда сотрудник находится за границей, работодатель не может выполнять свои обязательства и обеспечивать для него безопасные условия и охрану труда, как это требуется по ст. 312.7 ТК РФ.
👉 Трудовой договор можно сохранить. В ТК РФ нет статьи, которая прямо запрещает заключать трудовой договор с человеком, работающим из-за границы. Это подчёркивали суды, когда разбирали споры о дистанционной работе.
На какую позицию ориентироваться. В отличие от Трудового кодекса, письма Минтруда и Роструда — это не нормативные правовые акты, а рекомендации. Поэтому с уехавшим работником можно сохранить трудовой договор, но важно, чтобы он был оформлен правильно.
Что изменить в трудовом договоре с удалённым работником
Если сотрудник работает не в офисе компании, нужно оформить переход на удалённую работу. Для этого с ним подписывается дополнительное соглашение и составляется приказ.
В допсоглашении нужно прописать:
- дату, с которой сотрудник переходит на удалёнку;
- условие о том, что место исполнения обязанностей работник определяет самостоятельно;
- как сотрудник и работодатель обмениваются документами и информацией;
- как компания контролирует работу;
- какую компенсацию получает сотрудник, если арендует оборудование для работы или использует своё.
Когда работник живёт за границей и выполняет свои обязанности не в России, важно отразить это в соглашении — такой пункт повлияет на оплату НДФЛ. Роструд считает, что условие о месте дистанционной работы обязательно включать в договор с удалённым сотрудником, при этом Минтруд пока не признаёт трудовые договоры с проживающими за границей.
Важно. Работник может жить в другом часовом поясе. Если для работодателя важно, в какие часы удалённый сотрудник выполняет задачи, это нужно прописать в дополнительном соглашении. Когда такого условия нет, сотрудник может работать по своему времени. А если ему нужно выполнить задачу за пределами рабочего дня, дополнительные часы придётся оплачивать в повышенном размере, как и обычному работнику.
Например, компания находится в Москве, а сотрудник живёт в Астане и работает с 10.00 до 19.00 по своему времени. Разница между городами — 3 часа. Поэтому если в Москве совещание назначено на 17.00, в Астане уже 20.00, это нерабочее время сотрудника.
Как перевести работника на договор ГПХ
Чтобы оформить гражданско-правовой договор, работнику не обязательно регистрироваться как ИП — заключить такое соглашение можно с физическим лицом. По закону ограничение есть только для самозанятых — они не могут сотрудничать с бывшими работодателями в течение двух лет после увольнения. Если у сотрудника есть такой статус, заключать гражданско-правовой договор нельзя.
Когда препятствий для ГПХ нет, порядок действий такой:
👉 Расторгнуть трудовой договор. Это можно сделать по соглашению сторон. Работодатель должен выплатить зарплату и компенсацию за неиспользованные отпуска.
👉 Заключить договор подряда или оказания услуг. Для работодателя у таких соглашений есть преимущества:
- платить нужно только за результат;
- не приходится оплачивать отпуск и больничные;
- не нужно перечислять страховые взносы на случай временной нетрудоспособности работника и в связи с материнством, а также делать взносы на травматизм, если это прямо не прописано в соглашении.
Какие есть риски для работодателя
Когда сотрудник находится за границей, у компании есть риски, независимо от того, как оформлена работа.
По трудовому договору
- Трудовое законодательство России и страны, где живёт дистанционный сотрудник, могут различаться, например, не совпадают праздники и выходные дни. Сотрудник будет работать по российскому производственному календарю, но праздничные дни местных служб могут повлиять на возможность выполнять обязанности.
- Если с сотрудником произойдёт несчастный случай во время работы, по ТК РФ работодатель обязан создать комиссию по расследованию, но организовать её работу за рубежом трудно.
- Минтруд может оштрафовать работодателя не только за то, что тот не обеспечивает охрану труда сотрудника, но и за неправильное оформление трудового договора. В первом случае придётся заплатить штраф до 50 тыс. рублей, во втором — до 100 тыс. рублей.
- За границей сложнее контролировать условия работы, поэтому повышается риск простоя, в котором не виноваты ни сотрудник, ни компания. Например, в городе, где находится работник, из-за погоды отключился интернет. В таком случае компании придётся выплачивать сотруднику за простой минимум 2/3 оклада, хотя тот не работает.
По договору ГПХ
- Работника сложнее контролировать. Он не обязан подчиняться правилам компании, например, соблюдать график работы и быть на связи с 9.00 до 18.00.
- Не получится следить за выполнением задач. Исполнитель даже может перепоручать их другому человеку.
- Исполнитель не должен предупреждать о том, что собирается уйти в отпуск. Он может перестать брать новые задания, из-за чего у компании сорвётся проект.
- Налоговая может посчитать, что работодатель подменяет трудовые отношения гражданско-правовыми. Тогда через суд договор переквалифицируют в трудовой, и работодателю начислят налоги и страховые взносы за сотрудника. Кроме того, придётся заплатить штраф до 100 тыс. рублей по п. 4 ст. 5.27 КоАП РФ.
Чтобы этого не произошло, нужно прописывать в договоре задачи и другие положения иначе, чем было в трудовом соглашении:
- стороны должны называться не «работодатель» и «работник», а «заказчик» и «подрядчик» или «исполнитель»;
- нужно указывать конкретную задачу, срок выполнения и результат;
- нельзя привязывать работу к трудовому распорядку компании — например, писать, что нужно начинать делать задачу в 10.00, а заканчивать в 19.00;
- вознаграждение должно выплачиваться по результату, а не в те же дни, когда работодатель переводит зарплату сотрудникам.
Подробнее о том, как оформить договор ГПХ так, чтобы не сердить налоговую
Чтобы выбрать правильный вид договора, нужно определиться, какой объём работы будет выполнять уехавший сотрудник.
👉 Если нужно, чтобы человек подчинялся требованиям компании и делал ту же работу, что и раньше, когда находился в России, лучше сохранить трудовой договор. В таком случае если ценный сотрудник решит уволиться, он должен будет отработать 2 недели, и у работодателя будет время, чтобы подыскать замену.
👉 Если компанию устраивает вариант, когда специалист выполняет разовые задачи, удобнее перейти на договор ГПХ. Хотя постоянно контролировать ход работ будет невозможно, в документе можно прописать штрафы за нарушение сроков и некачественный результат.
Какие налоги платить за уехавшего сотрудника
Обычно за сотрудника на трудовом договоре или за исполнителя, который работает по договору ГПХ, нужно платить НДФЛ. Но когда работник живёт за границей, ситуация меняется.
По Налоговому кодексу НДФЛ платят:
- резиденты — с доходов, которые получены от источников как в России, так и за её пределами;
- нерезиденты — только с доходов, полученных внутри страны.
При этом зарплата и вознаграждения за действия, которые совершаются за границей, считаются доходом от источников вне России. Если в трудовом договоре указано, что сотрудник работает из другой страны, то работодатель не платит за него НДФЛ. Такой вывод подтвердил Минфин. По мнению ведомства, обязанность платить НДФЛ устроена так:
Работник находится вне России менее 183 дней за последние 12 месяцев → он остаётся резидентом, который получает доход от источников за пределами России → работник сам платит за себя НДФЛ по итогам года.
Работник находится вне России более 183 дней за последние 12 месяцев → он становится нерезидентом, который получает доход от источников за пределами России → работник вообще не перечисляет НДФЛ в России, но должен платить налог в той стране, где живёт.
Важно. Есть выплаты, которые не считаются доходом, полученным вне РФ. Это материальная помощь, премии и надбавки, не прописанные в трудовом договоре. С таких выплат работодатель должен удерживать НДФЛ:
- 13% — с резидента;
- 30% — с нерезидента.
Есть ещё одна ситуация, когда за переехавшего работника нужно вносить НДФЛ — если он перестал быть резидентом, но на какое-то время приехал в Россию. В таком случае считается, что он выполняет работу в РФ, а значит, получает доход от источника внутри страны и работодатель должен платить за него НДФЛ по ставке 30%.
Статья 209 НК — с какого дохода платить НДФЛ
Пункт 6 части 3 статьи 208 НК — что относится к источникам вне России
Как платить страховые взносы
Пока сотрудник остаётся гражданином РФ, за него нужно платить страховые взносы так же, как за работников, находящихся в России.
| Если сотрудник работает по трудовому договору | Если сотрудник работает по договору ГПХ |
| Обязательное пенсионное страхование ▪️ 22% с дохода ежемесячно; ▪️ если за год сотрудник зарабатывает более 1 565 тыс. руб., с суммы превышения нужно перечислять 10%. Обязательное медицинское страхование ▪️ 5,1% с дохода ежемесячно; ▪️ если за год сотрудник зарабатывает более 1 032 тыс. руб., с суммы превышения взносы платить не нужно. Обязательное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством ▪️ 2,9%. Страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний ▪️ зависит от класса производственного риска и составляет от 0,2% до 8,5%. | Обязательное пенсионное страхование ▪️ 22% с дохода ежемесячно; ▪️ если за год сотрудник зарабатывает более 1 565 тыс. руб., с суммы превышения нужно перечислять 10%. Обязательное медицинское страхование ▪️ 5,1% от вознаграждения. |
Есть компании и ИП, которые платят взносы по сниженным тарифам, например, малый и средний бизнес, компании из сферы IT, туризма, производства продуктов и лекарств.
Как пересылать вознаграждение за границу
Выданные в России карты Visa и Mastercard не работают за границей, а карту МИР можно использовать без ограничений только в Беларуси, поэтому приходится использовать альтернативные способы оплаты.
Работнику можно заплатить:
👉 на карту иностранного банка.
Так можно перечислять зарплату, если в трудовом договоре прописано, что сотрудник работает за границей.
Если работодатель — это ИП, он может как физическое лицо переводить на иностранный счёт другому валютному резиденту до 5 тыс. долларов в день. Главное, чтобы банк работодателя не находился под санкциями.
👉 с помощью сервисов денежных переводов — например, Юнистрим, Золотая корона, Contact. Нужно предварительно уточнять на сайте сервиса, возможен ли перевод в конкретную страну.
👉 через сервисы для расчётов с фрилансерами — к примеру, Solar Staff, Easy Staff, Rootpay, Рокет Ворк, Arbonum. Это подойдёт для исполнителей по договору ГПХ.
Как подписывать документы с удалённым работником
Есть несколько способов, чтобы обмениваться документами:
- по почте или с помощью экспресс-доставки. Пересылка занимает много времени, но так можно отправлять оригиналы — это требуется, если дистанционный сотрудник письменно запросил трудовой договор или допсоглашение на бумаге. Направить документы нужно в течение 3 дней после такого запроса;
- по электронной почте — через неё можно отправлять сканы документов;
- через электронный документооборот. Для этого у обеих сторон должны быть усиленные квалифицированные электронные цифровые подписи (ЭЦП). Сложность в том, что получить их можно только в России и лично. Если сотрудник уже уехал, за него никто не сможет оформить ЭЦП;
- через сервисы Контур.Сайн, LightDoc, Nopaper. В них можно создать неквалифицированную электронную цифровую подпись, которая действует внутри компании. Но нужно не забыть заключить соглашение с сотрудником об использовании такой подписи.
