Из инструмента, который облегчает ведение бизнеса, электронная подпись превратилась в необходимость. Например, без неё не удастся сдать бухгалтерскую отчётность или новый отчёт о прослеживаемости товаров. Рассказываем, как предпринимателю получить электронную подпись, что изменится в правилах о ней и когда оформить её можно будет бесплатно.
Где получить электронную подпись для ИП
Электронную подпись для предпринимателей создают специальные удостоверяющие центры. Они получают аккредитацию в Министерстве цифрового развития, связи и массовых коммуникаций России (Минцифры). Полный список УЦ размещается на сайте этого госоргана.
ЭП — электронная подпись.
УЦ — удостоверяющий центр.
Рассмотрим по шагам, как получить квалифицированную электронную подпись для ИП.
Шаг 1. Выбрать аккредитованный удостоверяющий центр
Подбирать подходящий удостоверяющий центр лучше не на сайте Минцифры России. На этом портале указывается только юридический адрес УЦ, но нет адресов филиалов, в которые тоже можно обратиться за электронной подписью.
Чтобы найти ближайший к вам филиал УЦ, стоит воспользоваться поисковой системой Яндекс или Google. Нужно ввести «получить электронную подпись для ИП в …» и указать город, в котором вы находитесь.
После выбора УЦ необходимо удостовериться, что срок его аккредитации не истёк. Это можно сделать на сайте Минцифры России. Напишите в строке поиска ИНН или название УЦ. Если центр действующий, сервис выдаст информацию о нём. Если аккредитация закончилась или УЦ прекратил деятельность, то результат поиска будет пустым.
Шаг 2. Выбрать, какая подпись нужна
ЭП различаются в зависимости от того, для чего используются. Предприниматели могут подписывать документы онлайн:
- для участия в госзакупках;
- для регистрации и работы онлайн-касс;
- чтобы передать отчётность в государственные структуры;
- для документооборота с деловыми партнёрами. Можно отправлять контрагентам договоры, контракты, накладные, счета-фактуры, акты.
Перед оформлением заявки необходимо определиться, зачем нужна электронная подпись для ИП. Чтобы выбрать подходящий вариант, можно позвонить в службу поддержки УЦ или воспользоваться сервисом подбора на сайте удостоверяющего центра.
Шаг 3. Подготовить документы
Чтобы подать заявку на электронную цифровую подпись для ИП, потребуется ИНН предпринимателя, а также документы:
- паспорт — нужен разворот с фотографией;
- страховое свидетельство Пенсионного Фонда — СНИЛС.
Дополнительно могут понадобиться:
- свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе;
- свидетельство или лист записи о регистрации.
Документы подаются в электронном виде, поэтому их необходимо отсканировать. Все записи, отметки и штампы должны хорошо читаться, страницы должны быть неповреждёнными. Иначе УЦ не примет документы.
Шаг 4. Подать заявку
Заявку можно подать:
- на сайте УЦ. Необходимо указать основные сведения об ИП и контактный номер телефона. Оператор центра перезвонит и подтвердит заявку. После этого нужно переслать подготовленные документы в УЦ по электронной почте или через личный кабинет на сайте центра.
- по телефону. Нужно позвонить в УЦ, продиктовать ИНН, контактные данные и сказать, для чего вам подпись. Затем также следует отправить документы в центр.
Если заявление правильно оформлено, документы читаемы и не повреждены, то в течение двух дней УЦ подтвердит, что вы можете получить электронную подпись.
С 1 июля 2020 года появилась возможность оформить ЭП онлайн. Сделать это могут предприниматели, у которых есть биометрический заграничный паспорт и телефон с системой беспроводной связи (NFC). Она обычно используется для оплаты смартфоном вместо пластиковой карты.
За эту услугу нужно дополнительно заплатить, но такой способ экономит время. Потребуется только скачать приложение IDPoint и получить ЭП. В среднем это занимает 30 минут после оплаты счёта УЦ.
Шаг 5. Оплатить услуги
За выпуск ЭП удостоверяющий центр выставляет счёт. Если вам требуются дополнительные услуги, их также нужно оплатить, например:
- выезд курьера;
- срочный выпуск сертификата;
- лицензию на шифровальное программное обеспечение;
- защищённый USB-носитель.
Стоимость подписи зависит от того, где она будет применяться.
Узнать точную цену ЭЦП для ваших целей можно на сайте удостоверяющего центра.
Шаг 6. Дождаться оповещения о готовности подписи
После того как вы оплачиваете счёт и деньги поступают УЦ, центр формирует сертификат ЭП. Предприниматель получает оповещение, что подпись готова и когда её можно получить.
На стандартном тарифе требуется до 5 рабочих дней с момента подачи заявки до готовности ЭП. Ускорить процесс можно за дополнительную плату. Некоторые удостоверяющие центры выдают подпись за несколько часов.
Шаг 7. Получить ЭП
Электронная подпись выдаётся на защищённом USB-носителе (флешке). Забрать её нужно в офисе УЦ. Возьмите с собой оригиналы документов, которые отправляли вместе с заявкой на ЭП — при выдаче флешки сотрудник УЦ сверит их.
Большинство удостоверяющих центров могут отправить своего работника в офис к заказчику, чтобы ему не пришлось ездить за электронной подписью и тратить время.
Раньше можно было доверить получение носителя с ЭП представителю, но с 1 апреля 2021 года забирать подпись по доверенности запрещается, она передается лично владельцу.
Что делать дальше с ЭП
Чтобы электронная подпись заработала, необходимо:
- установить программу «КриптоПро CSP». Файл для установки можно скачать с официального сайта компании КриптоПро. Для новых пользователей выдаётся бесплатная лицензия на 90 дней. По истечении этого срока потребуется приобрести годовую или бессрочную лицензию;
- настроить компьютер для работы с безопасной флешкой;
- скачать сертификат УЦ с сайта центра и установить его на компьютер.
Всё это можно сделать самостоятельно по инструкции удостоверяющего центра. Если разобраться сложно, то нужно обратиться в службу технической поддержки в чате или по телефону. Большинство УЦ предоставляют услугу по удалённой настройке компьютера для работы с ЭП.
Как подключиться к необходимым порталам и сайтам
Чтобы работать и электронно подписывать документы на разных порталах, необходимо на них зарегистрироваться. На этих сайтах есть инструкции, где описано, как настроить компьютер.
В стоимость ЭП обычно входит консультация по подключению и работе на площадках. Если эта услуга не включена, её можно приобрести отдельно.
Например, чтобы зарегистрироваться на сайте госзакупок, нужно не только настроить компьютер по инструкции, но и:
- зарегистрироваться как физлицо на Госуслугах;
- создать на Госуслугах учётную запись как ИП;
- выбрать на Госуслугах вход по электронной подписи;
- зарегистрироваться на сайте госзакупок и загрузить документы ИП в личный кабинет;
- получить подтверждающее письмо от площадки. Регистрация может занять несколько недель.
Сколько действует ЭП
Электронная подпись выдаётся на определённый срок — обычно на год. Пока он не закончился, в вашем личном кабинете на сайте УЦ можно оформить новую ЭП. Посещать удостоверяющий центр не требуется.
Новую подпись нужно оплатить. После этого центр продляет ЭП за 30 минут.
Что ещё важно знать про ЭП
Законодательство об электронных подписях поэтапно меняется, чтобы повысить надёжность этого инструмента.
ЭП регламентируется федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
С 1 июля 2020 года ужесточился порядок аккредитации удостоверяющих центров и требования к ним.
До 1 июля 2021 года УЦ должны переаккредитоваться по новым правилам. Те, кто не сделает этого, не смогут больше выдавать подписи.
Если срок действия вашей ЭП истекает после 1 января 2022 года, а УЦ, выдавший её, не обновил аккредитацию, то такая подпись будет действительна только до 1 января 2022 года.
С 1 июля 2021 года удостоверяющий центр ФНС начнёт бесплатно выдавать квалифицированную электронную подпись для ИП и руководителей компаний.
С 1 января 2022 года выпускать электронные подписи станет только удостоверяющий центр ФНС и его доверенные УЦ. Сотрудники компаний и предпринимателей будут использовать электронную подпись физического лица. К ней придётся прикладывать машиночитаемую доверенность.
Машиночитаемая доверенность — это доверенность в электронной форме. Предприниматель подписывается её с помощью ЭП.
