Последние пять лет российский бизнес постепенно переходит на онлайн-кассы. Если раньше это касалось только крупных и средних предприятий, теперь такое обязательство появилось у предпринимателей, а также компаний малого и микробизнеса. Кому нужно тратиться на контрольно-кассовую технику уже сейчас, а кто ещё может отложить покупку, рассказываем в статье.
Как работает онлайн-касса и зачем она бизнесу
Онлайн-касса умеет автоматически передавать информацию о расчётах в налоговую через оператора фискальных данных (ОФД). Она нужна не только ФНС, но и предпринимателям. Почему это выгодно бизнесу и какие сложности могут возникнуть, если пользоваться кассами, разбираем в таблице.
Преимущества и недостатки онлайн-кассы
| ➕ | ➖ |
| Помогает следить за продажами. В личном кабинете оператора фискальных данных можно видеть, какие товары генерируют больше всего прибыли, в какие дни и в какой точке продажи лучше, в какой кассе нужно заменить накопитель и когда, как часто клиенты платят картой и наличными. | Оборудование стоит дорого. Онлайн-касса, фискальный накопитель и договор с ОФД обойдётся примерно в 20 000 рублей. Кассу нужно купить однажды, а обновлять программное обеспечение, менять накопитель, платить за техподдержку поставщику оборудования и комиссию оператору придётся регулярно. |
| Упрощает учёт. Современные кассы синхронизируются с онлайн-бухгалтерией и другими программами, что сокращает количество кассовых документов, облегчает учёт и даёт возможность предпринимателю вести его самостоятельно, без бухгалтера. | Бизнес всегда на виду, так как данные о расчётах передаются в налоговую. А если предприниматель решит не пробивать товары через кассу, может получить штраф. |
| Можно зарегистрировать удалённо. Но это работает, только если есть электронная подпись. |
Всё о кассах — в № 54-ФЗ.
ОФД — организация, которая с разрешения государства обрабатывает, хранит и передаёт фискальные данные в налоговую.
Коротко о том, что такое фискальный накопитель, зачем он онлайн-кассе и предпринимателям.
Кто может вести бизнес без кассы
Нужна ли онлайн-касса для ИП без сотрудников? Да, с 1 июля 2021 года онлайн-кассы стали обязательными для большинства предпринимателей. Исключения ещё есть, но их немного. Правила о кассах не коснутся тех, кто:
- продаёт газеты, журналы, в том числе в киосках, если их часть в товарообороте составляет более 50%;
- обеспечивает питанием школы;
- занимается торговлей на рынках и ярмарках, выставках или вразнос;
- продаёт мороженое и безалкогольные напитки в киосках;
- торгует сезонными овощами и фруктами;
- ремонтирует обувь;
- сдаёт недвижимость в аренду;
- зарегистрирован как ИП и платит налог на профессиональный доход;
- использует патентную систему налогообложения, а вид деятельности включён в льготный перечень. Например, это те, кто занимается ремонтом, содержит химчистку или предоставляет фотоуслуги. Весь список — в п. 2.1. ст. 2 № 54-ФЗ;
- сотрудничает с юрлицами и другими ИП, которые расплачиваются исключительно переводом на счёт. Если контрагенты платят наличными или бизнес-картой, касса нужна;
- ведёт бизнес в отдалённых и труднодоступных местах. Государство к таким местам относит населённые пункты численностью до 10 000 человек. Их перечень определяет правительство региона. Считается, что там плохой интернет, поэтому пользоваться онлайн-кассой будет сложно. Но по требованию покупателя такой продавец обязан предоставлять документ, который подтверждает расчёты.
В остальных случаях кассу придётся поставить. Если ИП продаёт подакцизные или маркированные товары, касса нужна в любом случае.
Это неполный список. Все исключения перечислены в ст.2 № 54-ФЗ.
Нужна ли самозанятому онлайн-касса, рассказали в статье о плюсах и минусах этого статуса.
Сколько платить, если найдут нарушения
Бизнес в основном получает штрафы за отсутствие онлайн-кассы. Размер санкции может различаться: это зависит от выручки и от того, впервые ли зарегистрировано нарушение. В первый раз есть шанс отделаться предупреждением и только при повторном случае получить штраф. Приведём несколько ситуаций, когда предпринимателя и компанию могут наказать и на сколько:
- если рассчитываться с покупателями без кассы, то ИП придётся выплатить 25-50% суммы покупки, но не менее 10 000 рублей, компании — 75-100% чека, но не менее 30 000 рублей;
- если нарушить закон повторно и заработать более миллиона рублей, то запретят вести деятельность до 90 дней — срок одинаковый для ИП и ООО;
- если применять технику, которая не соответствует требованиям, то выпишут штраф — до 3 000 рублей для ИП, до 10 000 рублей для ООО. Несоответствующей считается, например, неправильно зарегистрированная касса или фискальный накопитель, не одобренный налоговой;
- если не сдать отчётные документы по кассам в налоговую, то ИП оштрафуют на сумму до 3 000 рублей, ООО — до 10 000 рублей;
- если не выдать чек клиенту, ИП выплатят до 2 000 рублей, а компании — до 10 000 рублей.
За соблюдением закона следит налоговая. Она может приехать с проверкой или отправить инспектора с контрольной закупкой, а потом назначить штраф. Ещё проверить бизнес может Роспотребнадзор, если туда пожалуются покупатели.
Штрафы сопоставимы с покупкой и обслуживанием новой кассы, поэтому лучше поберечь деньги, поставить устройство и спокойно работать. Более того, такие суммы бизнес может получать не однократно, а каждый раз, когда вскроется нарушение.
Оспорить штраф будет сложно, во время разбирательств суд чаще всего встаёт на сторону налоговой. Например, в 2020 году было рассмотрено 112 дел за неприменение касс, из них 64 предпринимателей оштрафовали на общую сумму 285 000 рублей, 44 на время запретили работать и только 6 оправдали. Средняя сумма наказания составила 4 000 рублей. Разберём реальный кейс, который поможет объяснить, как обычно рассматриваются такие дела.
ОАО «Чувашпечать» против налоговой г. Чебоксары
| Ситуация | Сотрудник газетного киоска продал клиенту пачку сигарет без применения контрольно-кассовой техники. |
| Мнение ФНС | Компания должна получить административный штраф за неиспользование ККТ. |
| Цена вопроса | 30 000 рублей. |
| Аргумент бизнеса | Организация имела право торговать без касс, так как бизнес входит в число тех, кому это разрешено по закону. Деятельность по продаже газет и журналов действительно включена в перечень. Компания была готова доказать, что 50% товарооборота приходится именно на продажу печатной продукции. Продавец настаивал, что расчёты достаточно подтвердить товарным чеком или квитанцией. |
| Аргумент налоговой | Сигареты — подакцизный товар. Если бизнес торгует ими, то касса должна быть обязательно. Это работает, даже если вид деятельности относится к тем, кто по закону может не использовать ККТ. |
| Решение | Суд оказался на стороне налоговой, а доводы бизнеса признал несостоятельными. |
Как налоговая проверяет онлайн-кассы, что считается нарушением и какие штрафы за это предусмотрены, прописано в ст. 14.5 КоАП РФ.
Статистика по административным нарушениям — в таблице Агентства правовой информации.
Материалы судебного дела — на портале СудАкт.
Как зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой
Чтобы соблюдать закон и работать с «правильной» кассой, придётся пройти три шага.
Шаг 1. Поставить кассу на учёт. Если устройство уже есть, но теперь оно не подходит по закону, его нужно снять с учёта. Это можно сделать в личном кабинете на сайте ФНС. Если не знаете, какую кассу выбрать, ориентируйтесь на реестр ККТ. Главное, чтобы она подключалась к интернету и работала с фискальным накопителем.
Шаг 2. Провести интернет в помещение, если его ещё нет. Без него касса не сможет работать и передавать данные в ОФД и ФНС.
Шаг 3. Заключить договор с оператором фискальных данных. Выбирайте надёжного партнёра, вам в помощь список на сайте налоговой.
ФНС о том, как зарегистрировать кассу.
